De flesta svenska jobbannonser ber om personligt brev, särskilt hos mindre och medelstora företag. Annonser från stora rekryteringssystem frågar ibland bara efter CV, men ett kort brev i fritextfältet gör sällan skada.
Vad ett personligt brev ska svara på
Unionen sammanfattar brevet som svar på tre frågor: varför du vill jobba på företaget, varför du vill ha jobbet, och varför du passar för jobbet (unionen.se).
Varför företaget. Visa att du vet vad de gör och vad de står för, inte bara att du sökt upp namnet på hemsidan. Ett par rader om vad som gör just det här företaget intressant för dig räcker.
Varför rollen. Koppla dina erfarenheter till det annonsen faktiskt efterfrågar. Läs kravlistan innan du skriver, och använd samma ord som annonsen där det stämmer.
Varför du. Berätta konkret vad du kan bidra med. En egenskap eller erfarenhet, med ett exempel som visar den, väger tyngre än tre adjektiv utan exempel.
Struktur
Ett brev som fungerar för de flesta svenska ansökningar följer samma uppbyggnad:
- Rubrik: tjänstens titel, så att brevet går att koppla till rätt annons om det hamnar löst i ett system.
- Inledning: en till två meningar som säger vilken tjänst du söker och varför, utan floskler.
- Tre stycken i mitten: ett för varje fråga ovan, i valfri ordning, men helst företaget eller rollen först och du sist.
- Avslutning: en till två meningar som säger att du gärna berättar mer på en intervju, plus hälsningsfras och namn.
Håll varje stycke till tre eller fyra meningar. Ett brev med sex korta stycken är svårare att läsa snabbt än ett med fyra tydliga.
Längd
250 till 350 ord, en sida. Det räcker för att svara på de tre frågorna utan att fylla ut. Ett längre brev riskerar att inte bli läst klart, ett kortare hinner sällan säga något konkret.
Före och efter: inledningen
En svag inledning säger ingenting om varken dig eller tjänsten.
Jag söker härmed tjänsten som ni har annonserat om. Jag är en engagerad och ansvarsfull person som alltid gör mitt bästa.
Jag har jobbat med kundservice i telefon och chatt i tre år, och söker nu rollen som kundtjänstmedarbetare hos er eftersom ni bygger support runt samma verktyg jag redan kan, Zendesk och Freshdesk.
Exempel: komplett brev
Annons (påhittad, för exemplet): kundtjänstmedarbetare till Nordisk Elhandel AB i Göteborg. Tjänsten kräver minst ett års erfarenhet av kundservice, vana vid telefon och mejl, och svenska i tal och skrift. Meriterande: erfarenhet av Zendesk och intresse för energibranschen.
Hej,
Jag söker tjänsten som kundtjänstmedarbetare hos er i Göteborg. Jag har jobbat två år med kundservice på Telia, där jag svarade på samtal och mejl om abonnemang och fakturor, och söker nu en roll där jag kan använda den erfarenheten inom en bransch jag är nyfiken på.
Nordisk Elhandel har byggt en kundtjänst som är känd för korta svarstider, vilket jag lade märke till när jag själv bytte elavtal förra året. Det är den typen av service jag vill vara en del av, inte bara svara snabbt utan också förklara elpriser på ett sätt kunden faktiskt förstår.
I min nuvarande roll hanterar jag i snitt 40 kundärenden om dagen i Zendesk, och har varit med och skrivit om delar av vårt interna FAQ-material för att minska antalet upprepade frågor. Jag är van vid att hålla huvudet kallt när flera ärenden kommer in samtidigt, och tycker om att förklara krångliga saker enkelt.
Jag berättar gärna mer om hur jag jobbat med kundservice på ett möte. Ni når mig på telefon eller mejl.
Med vänlig hälsning, [Namn]
Brevet är 168 ord i själva löpande texten, vilket ligger under riktlinjen på 250 till 350. I ett riktigt brev fyller du ut med en mening till i stycke två eller tre om företaget, tills du landar i intervallet, snarare än att lägga till fler exempel än de som redan bär texten.
Vanliga misstag
Undvik
- Att upprepa CV:t. Om en mening bara räknar upp samma arbetsgivare och årtal som redan står i CV:t tillför den inget. Byt ut den mot varför den erfarenheten är relevant.
- Generiska brev. Ett brev som fungerar för fem olika annonser fungerar egentligen för ingen. Byt ut företagsnamn, rollnamn och ett konkret exempel för varje ansökan.
- Fel företagsnamn. Att skicka ett brev där du råkat skriva ett annat företags namn, kvar från förra ansökan, är den snabbaste vägen till papperskorgen.
- Att öppna med ”Jag söker härmed”. Det säger ingenting utöver det som redan är uppenbart av att du skickar in en ansökan.
- Att lista egenskaper utan exempel. ”Jag är strukturerad, ansvarsfull och social” utan ett enda exempel läses som en checklista, inte som ett argument.
Mall
Kopiera och fyll i:
[Tjänstetitel], [Företagsnamn]
Hej,
Jag söker tjänsten som [tjänstetitel] hos er i [ort]. Jag har [antal år]
erfarenhet av [relevant område], och söker nu en roll där jag kan
[koppling till annonsens krav].
[Namn på företaget] [en konkret sak du vet om företaget, inte bara att
det finns]. Det är [varför det gör just den här rollen intressant för dig].
I min nuvarande roll [konkret exempel på en arbetsuppgift eller
prestation som matchar annonsens krav]. Jag är van vid [en egenskap
med ett exempel som visar den].
Jag berättar gärna mer på ett möte. Ni når mig på [telefon/mejl].
Med vänlig hälsning,
[Namn]Vanliga frågor
Hur långt ska ett personligt brev vara?
250 till 350 ord, en sida. Rekryteraren ska hinna läsa hela brevet på under en minut.
Måste jag skriva ett nytt brev för varje jobb?
Ja. Ett brev som passar flera annonser läses som att du inte har läst just den här annonsen.
Ska jag skriva om samma saker som i CV:t?
Nej. Brevet förklarar varför, CV:t visar vad. Upprepning av samma rader är den vanligaste svagheten.
Behöver brevet ett personligt tilltal, till exempel ett namn?
Om du hittar namnet på den som rekryterar, använd det. Annars fungerar 'Hej' eller ingen hälsningsfras alls.
Vad skriver jag om jag inte har erfarenhet av rollen?
Fokusera på vad du faktiskt kan visa: utbildning, projekt, extrajobb, och koppla det till vad annonsen efterfrågar.